Če je nekaj mogoče, še ne pomeni, da je tudi dobra ideja.
Tehnologija v računovodstvu danes zmore več kot je zmogla lani in manj, kot bo zmogla čez leto. Zajem podatkov z računa, kontrole vnosov, opominjanje strank na dokumentacijo, priprava mesečnih poročil - vse to lahko teče brez vašega posredovanja. Vsak ponudnik vam bo z veseljem izračunal, koliko ur na mesec vam to prihrani.
Redkeje pa je govora o drugi plati: za katera opravila je bolje, da jih še naprej delate ročno.
Na katerih področjih računovodstva avtomatizacija najbolj blesti?
Računovodski servis Cosinus je pred leti opisal svoj glavni izziv takole: obdelava dokumentov (sortiranje, vlaganje, kontiranje, arhiviranje) je zahtevala toliko časa, da ga je za svetovanje in davčno optimizacijo ostajalo premalo. Vsak prejeti dokument je nekdo prevzel iz pošte, pregledal, ročno vnesel v sistem in arhiviral. K temu je treba prišteti še izpisovanje mesečnih bilanc in odprtih postavk po željah posameznih strank ter korespondenco, ki je iz tega sledila.
Po prehodu na avtomatiziran zajem so izmerili 93 % prihranka pri obdelavi izdanih računov in 60 % pri prejetih. Obseg dela pri analizah poslovanja in korespondenci se je razpolovil.
Tak učinek je dosegljiv, ker za omenjena opravila veljajo tri lastnosti:
Kjerkoli v vašem računovodskem servisu najdete tako delo, imate pred seboj kandidata za avtomatizacijo.
Težava pa nastopi, če iste tri lastnosti iščemo pri neposrednem delu s strankami.
Glavni kriterij: kje se vidijo vaši prstni odtisi?
Ali vas stranka lahko prepozna v rezultatu vašega dela?
Pri knjiženju prejetega računa vas ne prepozna. Konto je pravilen ali napačen, vaš pečat na njem ne obstaja. Pri pojasnilu, zakaj je letos davčna osnova višja kot lani in kaj lahko podjetnik s tem naredi do konca leta, pa vas prepozna takoj - tega pojasnila noben drug računovodja ne bi sestavil enako.
To je vodilo, ki ga lahko uporabite že danes: "Avtomatizirajte stvari, na katerih se vaši prstni odtisi ne vidijo. Tam, kjer jih stranka opazi, ohranite oseben pristop."
Tak pristop odraža vašo dodano vrednost v očeh strank: pravočasnost in pravilnost se jim zdi samoumevni, cenijo pa proaktivne nasvete, interpretacije podatkov in razlage, kaj številke pomenijo za njihovo poslovanje.
Avtomatizacija ima torej dva možna izida - v najboljšem primeru vam odpravi kopico nepotrebnega dela, osvobodi čas za pomembne stvari in izboljša izkušnjo strank; v najslabšem primeru pa jim daje občutek, da so zgolj številke.
Moram zaradi avtomatizacije opravil spustiti svojo ceno?
"Če del dela opravi program, ali bo stranka pričakovala nižji račun?" Odgovor je odvisen od tega, kaj ji zaračunavate.
Računovodski servis, ki prodaja knjižbe, se bo verjetno moral pripraviti na pogajanje o ceni takoj, ko stranka izve, da vnosa ni več (in s prihajajočimi obveznimi e-računi ga bo manj). Servis, ki prodaja pravočasne informacije in koristne nasvete, ima podlago za pogovor v drugo smer - prihranjene ure namreč lahko vlaga v storitev, ki jo stranka občuti.
Nadaljevanje članka, vključno s 4 področji, ki jih morate obržati zase, nasveti glede osebnih pristopov in predlogom prvih korakov, si preberite na accbox.net/meje.
Avtor: Pronet, Kranj, d.o.o., diamantni sponzor 28. Kongresa izvajalcev računovodskih storitev
Bodite obveščeni o aktualnem dogajanju.